Как правильно подготовить офисный файл к печати
Офисные файлы — это чаще всего файлы Микрософт Ворд, Эксель и ПауэрПоинт.
Существует три основных причины проблемы с печатью этих файлов:
файл печатается не в той версии программы, в которой был сделан или отредактирован;
файл содержит шрифты, которых нет на том компьютере, с которого он будет послан на печать;
файл был отредактирован, разметка (вёрстка) развалилась, но это не было замечено.
В результате вёрстка разваливается, нарушается нумерация листов, текст наползает на картинки, сбиваются переносы слов, вместо букв печатаются квадратики или кракозябли, некоторые картинки печатаются криво, текст выглядит не так, как было задумано, таблицы и текстовые блоки не вмещаются полностью на листе и т. п.
Мы подскажем, как несложными действиями полностью устранить причины появления подобных проблем.
Существует две группы форматов файлов:
форматы разработки: .doc, .docх, .xls;
форматы печати: .xps, .pdf.
Если файл передаётся нам для дальнейшего редактирования, то сохранить его лучше в формате разработки.
Если файл передаётся нам для печати, то сохранить его следует в формате печати.
Если файл сохранён в формате печати, то:
результат печати предсказуем и не зависит ни от версии установленной программы, ни даже от её наличия;
видно, как будет выглядеть напечатанный документ до печати;
такой файл нельзя случайно изменить, чем испортить вёрстку;
файл напечатается корректно, даже если не установлены шрифты.
Легко запомнить!
Если надо печатать — сохраняй в формат печати, надо дальше редактировать — сохраняй в формате разработки.
Что происходит, если нами получен на печать всё-таки файл в формате разработки:
Наличие ошибок вёрстки не проверяется. Наличие, отсутствие или кривизна шрифтов не проверяется. Наличие проблем совместимости с разными версиями программ не проверяется.
В следствие этого мы не несём ответственности за любые несовпадения желаемого результата получившемуся при печати. Печатаем файл как есть. Оператор иногда может заметить проблемы и сообщит об этом, но делать этого не обязан.
Как сохранить файл в формате печати
Форматы печати очень популярны. Сохранить файл в таком формате из офисных программ можно либо через «Сохранить как», либо через «Экспорт файла».
Если есть сомнения, как именно будет дальше использоваться файл — сохраняйте для верности сразу в обоих форматах.
После сохранения в формате печати откройте такой файл просмотрщиком и проверьте, корректно ли он выглядит.
Важно
Посылая на печать файлы в формате разработки, вместо того, чтобы отправить их в формате печати, клиент безоговорочно принимает на себя все риски с этим связанные, включая, но не ограничиваясь, перечисленными выше.